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65513
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Annonce #65513 - mise à jour le 13.06.2018 Cabinet Dentaire Ilana Chekroun
Secrétaire administratif / administrative De 1600 à 2300 € (bruts/mois) Contrat Durée Indéterminée Louvres à partir du 24.09.2018

Détails de l'offre
→  Description du poste

Cabinet d'orthodontie recrute un(e) secrétaire médical(e) ou administratif(ve) en CDI Temps complet 39H (35H + 4HSup Majorées). Poste à forte autonomie et responsabilités. BAC à BAC + 2 souhaitable. Compétences communicationnelles, relationnelles et bureautiques expertes. Ne pas contacter directement le cabinet et ne pas déposer CV en personne au cabinet.

Charte de poste détaillée :

1.Relations patients

· Prise en charge du standard téléphonique:
o Filtrage des appels (patients-fournisseur-démarcheurs)
o Prise en charge des emails ou message reçu via le site internet.
o Gestion de la messagerie vocale (vacances...)
· Gestion globale du planning:
o utilisation du planning optimisé existant voire amélioration
o Relances de RDV, rappels de RDV ( mise en place de rappel SMS)
· Gestion budgétaire:
o Présentation du devis et des ententes financières au patient lors de la demande d'entente préalable (enfants, adultes des divers traitements et devis et présentation des plans de traitement au patient )
o Gestion des différentes échéances et actes (règlement fin de semestre, surveillance, contention ... ET optimisation des rendez vous en adéquation avec ces échéances).
o Gestion des impayés (courriers, appels téléphoniques etc…)+ optimisation
· Gestion des ententes préalables avec les caisses, vérifications des virements des caisses et éventuellement courriers de réclamation

2.Dossier patient

· Maintenir à jour la fiche patient
· Récolter les documents indispensables pour tout dossier + Classification.
· Scanner les documents dans les dossiers “patients”.
· Télétransmission Carte vitale.
· Gestion des caisses d’assurance maladie et caisse tiers.

3.Gestion administrative

· Précomptabilité: rapprochement recettes/ dépenses et scan des documents comptables pour remise mensuelles au comptable
· Correspondances:
o Gestion et classification du courrier entrant
o Gestion des courriers sortants.
· Banque:
o Réglement des factures.
o Faire les rapprochements bancaires pour les virements bancaires des différentes caisses
o Préparer les remises en banque journalières
· Demande d’entente préalable:
o Gestion des envois et retours des demandes d’entente préalable
· Optimisation et rationalisation du logiciel de gestion de cabinet: connaissance rapide parfaite à acquérir du logiciel Arakis ( hot Line téléphonique et en ligne (prise de contrôle du système à distance) existante, formation possible + assurer les mises à jour reçues annuellement

4.Fonctionnement du cabinet

· Préparation des listings de journée
· Gestion du planning du cabinet : 2 fauteuils
o Prise en compte des congès, jours de fermeture du cabinet ainsi que toute modification exceptionnelle + RTT propositions.
o Programmer les réunions d’équipe + préparer les briefings.
o Tenir le cahier de communication.
· Agencement du cabinet:
o Vérifier l'agencement général du cabinet plusieurs fois par jour (salle d’attente (revues récentes, rangement rapide plusieurs fois par jour, coin hygiène propre, allumer le cabinet et ordinateurs, vérifier les distributeurs, imprimantes, chauffage).
o S’assurer de la sauvegarde quotidienne du serveur et remise chaque soir au praticien du disque de sauvegarde
· Démarche qualité:
o Maintenir à jour le manuel du cabinet.
o Mise en place de scripts pour la gestion de conflits avec les patients.
o Rédaction des protocoles de soins+ optimisation
o Optimisation de la traçabilité.
o Maintien à jour du document unique
o Mise en place des différentes procédures qualité.
o Assurer l’affichage obligatoire dans le cabinet.
o Protocoler les différents procédures administratives.
· Gestion des stocks:
o Fournitures de bureau + rationalisation+ mise en concurrence
o Fournitures dentaires (consommables à répertorier) + rationalisation + mise en concurrence
o Gestion des scans Itero (empreintes à importer dans le logiciel)
o Rangement (Scan) des radiographies extérieures, scanners
o gestion du Stock de feuilles de soin et feuilles de DEP (à commander en temps utile)
· Prothèses:
o Gestion des entrées et sorties des travaux prothétiques

Expérience souhaitée : 4 année(s) minimum
Travail hebdomadaire : 39 heure(s)

Logo Cabinet Dentaire Ilana Chekroun
À propos de Cabinet Dentaire Ilana Chekroun 25 Rue du Dr Paul Bruel
95380 Louvres

Cabinet spécialisé en orthopédie dento-faciale bénéficiant des prestations continues d'accompagnement managérial du Leader du coaching des cabinets dentaires, Rodolphe Cochet (www.rh-dentaire.com).

Exercice individuel
Orthopédie dento-faciale
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